La gestion d’une entreprise moderne, qu’il s’agisse d’une multinationale, d’une agence web ou d’un commerce de proximité par exemple, et quelle que soit son envergure, implique l’exécution de diverses opérations dans les domaines de la vente, de l’approvisionnement, de la gestion financière, du marketing, de la conclusion d’accords juridiques, et bien d’autres encore.
Principaux cas d’utilisation de l’e-signature pour les entreprises
Sommaire
Au cours de chaque journée de travail, vous devez signer un grand nombre de documents. Vous devez souvent vous déplacer non seulement dans votre ville, mais aussi dans votre pays, et parfois au-delà de ses frontières. Cela vous fait perdre beaucoup de temps qui pourrait être utilisé plus efficacement. La solution à ce problème est la signature électronique.
La technologie de la signature électronique permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la qualité du service aux clients dans les cas où leur signature est requise lors de la conclusion d’accords commerciaux, et de réduire les risques.
La signature électronique comme outil de travail à distance
L’utilisation des signatures électroniques est devenue particulièrement pertinente à l’heure où la pandémie de Covid-19 s’est abattue sur le monde et où les entreprises ont dû s’adapter au travail à domicile. La croissance rapide du secteur du travail à distance a accru les besoins en technologies offrant des capacités de communication, ainsi que des options pour créer une signature électronique.
Comme la pratique l’a montré, le travail à distance présente non seulement des inconvénients, mais aussi des avantages. Après tout, il vous permet d’attirer des spécialistes talentueux pour coopérer, indépendamment de leur localisation. Vous pouvez lire d’autres articles sur la gestion d’entreprise, des réseaux sociaux, du SEO et autre, sur ce site initianet.org.
Entreprise moderne et signature numérique
Les technologies numériques sont un élément indispensable à la conduite des affaires, quel que soit le stade de leur développement :
1. Startup
Il est important d’investir dans un logiciel permettant l’utilisation de signatures électroniques. Cette solution vous aide à échanger des documents et des contrats sans quitter votre bureau ou votre propre appartement. Toutefois, ce ne sont pas là tous les avantages de ces logiciels.
Ces programmes entraînent l’automatisation de l’ensemble du processus. Ils éliminent la nécessité d’imprimer les documents, de les remettre aux partenaires ou aux clients, de scanner les contrats signés, de les renvoyer, etc. Le passage à la signature numérique permettra de libérer des ressources pour résoudre des tâches plus importantes au stade de la création d’une entreprise.
2. Les petites et moyennes entreprises
L’utilisation des signatures électroniques dans les entreprises relativement petites contribue à :
- La simplification et l’accélération de la signature des contrats de vente.
- Validation d’une facture Proforma éditée avec votre logiciel de facturation pour validation du client.
- L’automatisation des processus de vente.
- La conclusion rapide d’accords avec les fournisseurs ou les acheteurs.
- La possibilité d’approuver rapidement les projets nécessaires (pour les architectes, les designers, etc.).
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L’accélération du processus d’enregistrement des nouveaux employés.
3. Les grandes entreprises
Tout ce qui précède s’applique aux grandes entreprises. En outre, il est particulièrement important pour ce secteur d’utiliser un logiciel qui permet d’analyser les contrats et de gérer leur cycle de vie. Après tout, presque tous les départements d’une telle entreprise traitent des contrats. Ainsi, l’introduction des technologies numériques augmente la productivité de l’entreprise de 10 à 20% en réduisant le temps passé à travailler sur des supports papier.
Elles améliorent également la qualité du service à la clientèle et augmentent la sécurité des transactions commerciales. Il ne reste plus qu’à choisir le logiciel approprié.